Hersenspinsels van een start-up #22 - De dag van het event


Ik zit nog helemaal na te stuiteren van afgelopen zaterdag. Wat een dag. De dag van ons event. Waar we best nog een beetje zenuwachtig voor waren. Komen er wel genoeg mensen? Vinden ze het programma wel leuk? Kunnen we aan de verwachtingen voldoen of deze zelfs overtreffen?

Ik zat om 7.15 uur al op de fiets
Met mijn moeder, op weg naar de trein, die om 7.45 uur al vertrok richting Rotterdam. En dat is best vroeg. Want hoewel het event pas vanaf 12.30 uur zou starten, moest er vooraf nog wel het een en ander geregeld worden. De standjes moesten neergezet worden, de goodiebags gevuld en natuurlijk moesten we nog wat praktische zaken afstemmen met de sprekers. Want wat is het teken dat ze nog maar een paar minuten hebben? En wie geeft dat teken? Hoe gaan we het doen met aankondigen van de sprekers? Doen we dat om en om?

Van al dat bespreken kwam uiteindelijk niets
Niet dat het niet goed liep hoor! Absoluut niet. Maar voor we er erg in hadden was dat uurtje voorbereiden al voorbij. Anneke had voor alle sprekers badges geregeld, de techniek gecheckt en ik had de goodiebags gevuld (met behulp van alle sprekers en standhouders). Daarnaast meldden de eerste deelnemers zich al om 12.15 uur, een kwartiertje te vroeg. Niet erg, maar de koffie stond nog niet eens klaar… Verder bleek een van de sprekers een probleem te hebben met het vinden van een parkeerplek, zij kwam dus vlak voor het begin van ons programma pas aanzetten. En onze medeorganisator Olga bleek niet de trein naar Rotterdam Blaak te hebben genomen, maar dacht dat ze alvast een deel van de marathon kon gaan lopen vanaf Centraal Station. Met een trolley vol boeken. En al een best hoge temperatuur. Met een rood hoofd en al hijgend kwam ze rond 12.15 eindelijk aan. Dus ja, dat bespreken schoot erbij in, want ik kon toen al beginnen om de deelnemers in te checken.

13.00 uur: de start van ons programma
Dankzij de handige incheck-app van Eventbrite (de site die we voor de ticketverkoop hebben gebruikt) kon ik zien dat nog niet alle deelnemers er waren om 13.00 uur. Snel overleg. Wat doen we? Toch nog even wachten. Om 13.15 uur hebben we de knoop doorgehakt en besloten we te beginnen. Dan maar niet compleet. De zenuwen begonnen nu ook wat vat op mij te krijgen. Gelukkig deed Anneke het grootste deel van de introductie, maar ja, uiteindelijk was ook ik aan de beurt om te vertellen wie ik ben, waar ik vandaan kom en wat ik doe. En waar ik van droom natuurlijk, want dat is toch een beetje de kern vandaag: maak je dromen waar.

De taakverdeling regelde zich eigenlijk vanzelf
Ik besloot namelijk achter de laptop te blijven staan in de hoek van de zaal, zodat ik de presentatie kon doorklikken. Dan hoefden de sprekers zich niet steeds achter de katheder te verstoppen voor de volgende slide. Anneke ging in de zaal zitten en hield vanaf die positie alles in de gaten. Zo kondigde ik in het eerste gedeelte de sprekers aan, zorgde dat de extra microfoon de zaal in ging als er een vraag was en klikte ik braaf op teken van de spreker door naar de volgende slide. De interactie met het publiek was goed. Als sprekers vragen stelden, kwam er veel respons en ook het publiek voelde zich vrij om vragen te stellen. Het liep zo gesmeerd, dat we onze ‘vertraging’ van het begin aan het einde van het eerste deel al vrijwel ingehaald hadden.

Ook het tweede deel zat vol informatie, inspiratie en veel humor
Na een leuk eerste gedeelte en de positieve geluiden die we in de pauze hoorden, gingen we een stuk relaxter en tevreden het tweede gedeelte in. De boekenblogsters van Mustreads or Not kibbelden af en toe lekker op het podium, wat goed was voor de lachspieren. Wat voor ons gold, gold ook voor de sprekers: ze waren stuk voor stuk zenuwachtig over hun presentatie. Terwijl iedereen het zo leuk deed! Je voelde op een gegeven moment de spanning ook wegvloeien en de goede energie die er hing was fantastisch! Maria Genova sloot de dag af met een interactieve workshop, waarbij ze de schrijvers onder de deelnemers uitnodigde hun boek te pitchen in 3-5 zinnen. Fantastisch om te zien dat iedereen zich veilig genoeg voelde om op het podium zijn/haar eigen werk te komen pitchen. En dan feedback te krijgen van Maria. Zeer leerzaam, niet alleen voor de schrijvers, maar ook voor mij als redacteur. Waar moet ik nog meer op letten tijdens de redactieronde van een manuscript? Zo heeft iedereen iets aan deze inspirerende dag gehad.

Voor we het wisten was het al afgelopen
De middag vloog voorbij. De borrel na afloop ook. Ineens moest alles opgeruimd worden, de bewaking sommeerde de dames die bij de bieb geparkeerd hadden naar buiten, omdat het terrein afgesloten werd en mijn moeder en ik waren al snel weer alleen, zoals we de dag ook gestart waren. De laatste zaken nog even opgeruimd of aan de kant gelegd en toen zijn ook wij richting huis gegaan. Even een snelle hap op Centraal Station en toen weer 3 uren in de trein terug. Uiteindelijk was ik 23.15 uur weer thuis. Moe, maar zeer, zeer voldaan.

De reacties gonzen nog door mijn hoofd
Hoe vaak ik afgelopen zaterdag wel niet gehoord heb: ‘Jullie gaan dit wel vaker doen toch?’ ‘Tot volgend jaar!’ en ‘Wat een ongelooflijk leuke en inspirerende middag hebben we gehad.’ Toen ik dat hoorde viel al mijn onzekerheid van de afgelopen weken weg. Ik dacht de laatste weken steeds vaker: wordt er niet al teveel georganiseerd? Er zijn zoveel organisaties die iets soortgelijks doen; zit iemand dan nog wel op ons te wachten? Wat onderscheidt ons van de rest? Maar na de reacties van afgelopen zaterdag weet ik het zeker: we komen terug met dit event. En wat hebben we al veel geleerd van deze eerste ronde. Zoveel zaken die we de volgende keer anders aanpakken. Maar we weten nu ook: we kunnen altijd op elkaar vertrouwen en we vullen elkaar perfect aan.

Belangrijke les: wees niet te bescheiden
Als er iets is wat ik geleerd heb, is het dit. Want ondanks de vele positieve reacties, hoorde ik ook een paar keer de vraag waar we ons event eigenlijk gepromoot hadden. Want een aantal mensen had het slechts via-via gehoord. In een WhatsApp-groepje of via een van onze sprekers. Daar gaan we de volgende keer meer aandacht aan besteden. We moeten zichtbaarder zijn. Onze deelnemers van afgelopen zaterdag helpen ons daar al mee: op Facebook delen zij massaal hun positieve reacties over het event. En dat niet alleen, er verschijnen blogs en vlogs en Hebban heeft ook al een verslag over ons event geplaatst.

Volgende keer volgt het fotoverslag
Gelukkig kunnen we bovenstaande foto met onze (bijna) complete groep van deelnemers en sprekers al met jullie delen. Zoals je ziet een gezelschap van vooral vrouwen, maar ook 4 mannen. En de leeftijd varieerde van in de 20 tot in de 70. Zoals ik wel eens zeg: je bent nooit te oud om je dromen na te jagen. Blijf dat doen, want dan inspireer je ook anderen. 
Ik sluit nu af met onderstaande quote. Anneke maakt voor jullie volgende week het fotoverslag en dan nemen we even een break. We gaan nagenieten van dit event en nadenken over het vervolg. Volg onze Facebook-pagina om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!

Anneke Kleine Staarman komt uit Haarlem en is schrijfster van de roman De herkansing, die ze in eigen beheer heeft uitgegeven. Ze is momenteel bezig met haar tweede roman.

Heleen Engwerda komt uit Leeuwarden en heeft een eigen bedrijf, Hé Communicatie. Haar passie voor boeken uit zich niet alleen in haar werk, maar ook op haar boekenblog Boekenrupsjenooitgenoeg.

Samen starten ze nu met Get inspired by booksElke week doen ze een boekje open over hun ervaringen als start-up. Waar lopen ze tegenaan, welke fouten maken ze en wat moet er allemaal geregeld worden?